6 Técnicas de gestión del tiempo

La gestión eficaz del tiempo es una habilidad valiosa que te permite definir y priorizar tus proyectos, estructurar tus días y centrarte en lo que es importante para ti. Al tomar el control de tu tiempo, reducirás el estrés y la ansiedad, tu trabajo será más agradable y eficaz, y tendrás tiempo extra para descansar y divertirte.

En este artículo, te presentaré 6 técnicas que te ayudarán a mantener la concentración y a aumentar tu productividad. Prepárate para experimentar y descubrir cuál técnica se adapta y funciona mejor para ti.

1. El Principio de Pareto (La Regla 80/20)

La regla 80/20 es una técnica creada por el economista italiano Vilfredo Pareto. Esta regla sugiere que el 80% de tus resultados proceden del 20% de tus esfuerzos.^{1 2} El análisis de Pareto tiene por objetivo ayudarte a priorizar las tareas más relevantes que generan los mejores resultados.¹

Así funciona el principio de Pareto

1. Enumera los problemas que tienes.¹
2. Identifica la causa de cada problema.¹
3. Asigna una puntuación a cada problema: un número entre 1-10 o un valor monetario real.¹
4. Agrupa los problemas semejantes.¹
5. Suma la puntuación de cada grupo: el grupo con la puntuación más alta es el asunto en el que debes trabajar primero.¹
6. Actúa.¹

Esta técnica te ayudará a identificar tus prioridades y a evitar la pérdida de tiempo en tareas menos críticas.

2. La Técnica Pomodoro

La Técnica Pomodoro es un método sencillo y eficaz de gestión del tiempo creado por Francesco Cirillo.³ Es una estrategia que divide tu jornada laboral en intervalos, separados por breves descansos.^{1 4 5} Cada intervalo se conoce como un Pomodoro.¹

Así funciona la técnica Pomodoro

1. Elige una tarea que quieras completar.^{1 6}
2. Programa un cronómetro (por ejemplo, por 25 minutos).^{1 6}
3. Concéntrate únicamente en esa tarea hasta que se agote el tiempo.^{1 6}
4. Cuando suene el cronómetro, tómate un descanso de 5 minutos. Utiliza este tiempo para relajarte, disfrutar de una taza de café o hacer algo que no esté relacionado con el trabajo.^{1 6}
5. Reanuda el trabajo concentrado.
6. Tras completar cuatro pomodoros, prémiate con una pausa más larga, de unos 20 o 30 minutos.^{1 6}

Utilizando esta técnica, puedes transformar tu relación con el tiempo, facilitando la consecución de tus objetivos sin sentirte abrumado o ansioso.³

3. La Matriz de Eisenhower

La Matriz de Eisenhower es un sencillo gráfico de cuatro cuadrantes diseñado para ayudarte a ordenar y priorizar tus tareas en función de su urgencia e importancia.⁵

Así funciona la matriz de Eisenhower

1. Crea un gráfico de cuatro cuadrantes (mira la imagen de abajo).
2. Clasifica tus tareas: importantes, no importantes, urgentes, no urgentes.^{1 5}
3. Las tareas urgentes son las que exigen atención inmediata.^{1 5}
4. Las tareas importantes son las que se alinean con tus objetivos y valores a largo plazo.^{1 5}

Una vez que hayas categorizado tus tareas, puedes abordar cada categoría de la siguiente manera:

1. Urgentes e importantes: prioriza estas tareas y hazlas primero.^{1 5}
2. Urgentes y no importantes: si es posible, delega estas tareas. Si no, ocúpate de ellas después de completar las importantes.⁵
3. No urgentes e importantes: programa tiempo para ellas en tu calendario.⁵
4. Ni urgentes ni importantes: estas tareas no requieren tu atención y puedes eliminarlas de tu lista de tareas pendientes.^{1 5}

Lo ideal es que sólo trabajes en las tareas de los dos cuadrantes superiores.^{1 5}

4. Bloqueo del tiempo

¡Esta es mi técnica favorita!

El bloqueo del tiempo es un método que te ayuda a estructurar tu día dividiéndolo en períodos de tiempo específicos.⁵ Puedes asignar bloques de tiempo a distintas tareas o actividades. Durante estos períodos designados, debes eliminar las distracciones y centrarte únicamente en la tarea en cuestión.

Puedes designar una duración concreta para todo lo que hagas desde el momento en que te levantas: desayunar, estudiar para un examen, hacer deporte, etc.¹

Así funciona el bloqueo del tiempo

1. Haz una lista de todas tus tareas y actividades del día.
2. Calcula cuánto tiempo necesitas para cada tarea.
3. Crea dos columnas: en la columna de la izquierda, escribe cada hora del día, y en la columna de la derecha, crea bloques de tiempo, como trozos de media hora o una hora.¹
4. Anota tus tareas en los bloques de tiempo correspondientes.¹
5. Añade tiempo de reserva entre los bloques para permitir flexibilidad y ajustes durante el día.¹

También puedes utilizar herramientas digitales como Google Calendar para asignar bloques de tiempo a actividades diarias o habituales, como ir al gimnasio, comer, o pasear a tu perro. Y luego, planifica tus otras obligaciones y proyectos en torno a ellas.

Con el bloqueo del tiempo puedes establecer una rutina bien estructurada, lo que aumentará tu productividad y reducirá la fatiga de decisión.

5. Cómete esa rana

La técnica “Cómete esa rana” (en inglés, “Eat That Frog”) se inspira en una cita de Mark Twain: “Cómete una rana viva a primera hora de la mañana, y nada peor te ocurrirá el resto del día”.

Esta estrategia consiste en abordar tus tareas más difíciles a primera hora del día, lo que te permitirá despejar el camino para actividades o proyectos más agradables.¹

Cómo funciona:

1. Establece un objetivo claro. ¿Qué es lo que más deseas conseguir?¹
2. Escríbelo.¹
3. Fija un plazo.¹
4. Enumera todas las acciones que debes emprender para alcanzar tu objetivo.¹
5. Organiza la lista en función de la prioridad. Las tareas más críticas, que suelen ser las más difíciles, son tus “ranas”.¹
6. Actúa. Si tienes varias tareas difíciles, empieza por la más desagradable.¹
7. Repite este proceso a diario.¹

6. Ley de Parkinson

La Ley de Parkinson, llamada así por el historiador británico Cyril Northcote Parkinson, destaca: “El trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su realización”. En términos más sencillos, cuanto más tiempo asignes a terminar una tarea, más tiempo tenderá a tomarte.¹ Esta técnica ayuda a establecer plazos realistas para un trabajo más eficaz, evitando retrasos innecesarios.

Para utilizar eficazmente la Ley de Parkinson, sigue estos pasos:

1. Haz una lista de tus tareas y calcula el tiempo que sueles tardar en completarlas.
2. Desafíate a ti mismo fijando un plazo más corto para cada tarea, dándote la mitad del tiempo que suele llevar. Considera estos plazos como esenciales y comprométete a cumplirlos.

El objetivo principal es mejorar tu eficacia trabajando en períodos de tiempo más cortos. Aquí tienes algunos consejos de gestión del tiempo para empezar:

• Experimenta trabajando sin el cargador del ordenador. Esto creará una sensación de urgencia y te ayudará a terminar los proyectos antes de que el ordenador se quede sin batería.¹
• Intenta terminar las tareas más temprano en el día. Intenta terminar antes del mediodía en lugar de esperar hasta medianoche.¹
• Establece plazos claros para mantener la concentración y evitar la procrastinación.¹
• Asigna un tiempo limitado a tareas concretas. Por ejemplo, dedícate sólo 20 minutos por la mañana a contestar correos electrónicos.¹

Elimina las distracciones digitales

Seleccionar la técnica adecuada para gestionar tu tiempo es crucial para incrementar tu productividad. No obstante, para trabajar de manera verdaderamente eficaz, es igualmente importante reducir las distracciones, especialmente las digitales. Las redes sociales, las notificaciones de correo electrónico, YouTube y la navegación innecesaria por Internet pueden convertirse en grandes interrupciones.

Soluciones para reducir las distracciones digitales

• Utiliza un bloqueador de aplicaciones y sitios web: herramientas como 1Focus son efectivas para restringir el acceso a páginas web y aplicaciones que pueden distraerte, permitiendo bloquear el acceso a ciertos sitios y aplicaciones durante períodos específicos, lo que ayuda a crear un entorno de trabajo más productivo. Puedes bloquear plataformas como YouTube, Netflix, contenido para adultos, videojuegos, mensajes de texto y correos electrónicos, entre otros.

Cómo puede ayudarte 1Focus

• Bloquea sitios web y aplicaciones que te distraen: con 1Focus, puedes restringir el acceso a sitios web y aplicaciones específicas que interfieren con tu productividad durante períodos seleccionados. Esto te ayudará a mantener el enfoque y evitar caer en la trampa de la procrastinación.

• Programa tus sesiones de bloqueo: 1Focus te permite programar períodos de bloqueo por adelantado, lo que te ayuda a estructurar eficazmente tu tiempo de trabajo y descanso para maximizar la productividad.

Otros consejos para evitar las distracciones digitales

• Silencia las notificaciones: desactiva las notificaciones de tu smartphone y ordenador para evitar interrupciones.
• Establece horarios fijos para revisar correos electrónicos y redes sociales: define momentos específicos durante el día para revisar tus correos electrónicos y usar las redes sociales, en lugar de hacerlo constantemente.
• Optimiza tu entorno de trabajo: diseña tu espacio de trabajo para facilitar la concentración. Un escritorio ordenado y un ambiente tranquilo pueden hacer maravillas.

Al combinar un método eficaz de gestión del tiempo con estrategias para minimizar las distracciones, puedes crear un entorno de trabajo que fomente una alta productividad y eficiencia.

Conclusión

A veces, nos enfrascamos tanto en el trabajo que olvidamos que nuestra vida privada merece igual o mayor atención. Aquí es donde gestionar tu tiempo y maximizar tu productividad desempeñan un papel crucial. Poniendo en práctica las técnicas descritas en este artículo, podrás aprovechar tu tiempo al máximo. La Técnica Pomodoro, por ejemplo, te ayuda a mantener la concentración y evitar el agotamiento trabajando en intervalos concentrados seguidos de breves descansos. El bloqueo del tiempo, por otra parte, te permite crear un horario bien estructurado que te mantiene en el buen camino.

Con “Cómete esa rana”, aprendes la importancia de abordar tus tareas más difíciles primero, lo que te ayuda a superar la procrastinación y a mantener la motivación. Y la Ley de Parkinson te recuerda que debes fijar plazos realistas para seguir siendo eficiente y evitar retrasos innecesarios.

Experimenta para averiguar qué funciona mejor para ti e incorpora estas técnicas de gestión del tiempo a tu rutina diaria. Progresarás significativamente hacia tus objetivos y encontrarás un mayor equilibrio entre tu vida laboral y personal.

Agradecimientos

Agradecemos a la profesora de Metodología e Investigación Valentina Blanco de Urbina y al profesor de Castellano y Literatura César Urbina por sus correcciones gramaticales y sugerencias en la versión en español de este artículo.