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Cómo dominar la gestión del tiempo

24 ago. 2023 por Vreny Blanco · 8 min de tiempo de lectura · Gestión del tiempo

Concepto de gestión del tiempo dibujado a mano
Imagen de Freepik

La gestión del tiempo puede ser difícil de dominar. A menudo, sentimos que no hay horas suficientes en el día para realizar todas las tareas planificadas. Sin embargo, con la orientación adecuada, el tiempo puede convertirse en un activo valioso. La gestión eficaz del tiempo es la clave para superar obstáculos, dar prioridad a lo que importa y perseguir tus pasiones.

En este artículo, te presentaré estrategias esenciales que te ayudarán a maximizar tu productividad y a desarrollar todo tu potencial.

¡Prepárate para triunfar!

¿Qué es la gestión del tiempo?

La gestión del tiempo es la práctica de utilizar el tiempo disponible de forma útil y eficaz, especialmente en tu trabajo.1

Concepto de horario de planificación
Imagen de Freepik

Cómo mejorar tus habilidades de gestión del tiempo

La gestión del tiempo consiste en organizar y proteger tu tiempo mientras te ajustas y adaptas a distintas situaciones.2 El objetivo es aumentar tu productividad, eficacia y alcanzar tus metas.3 4

A continuación, 16 estrategias prácticas que te ayudarán a mejorar tus habilidades de gestión del tiempo.

Aprovecha tu prime time biológico

  • Tu prime time biológico es la hora del día en la que eres más productivo.
  • Pregúntate: ¿Cuándo me resulta más fácil trabajar? ¿Cuándo suelo ser más productivo? ¿Por la mañana o por la noche?
  • Saber cuál es tu momento más productivo del día puede ayudarte a planificar tu horario de trabajo con más eficacia.3 5
  • Programa las tareas más importantes y complicadas primero y en tus horas de mayor productividad.3 5

Haz una auditoría de tu tiempo

  • Sé consciente de que tu tiempo es un recurso limitado.2
  • Averigua en qué empleas tu tiempo.4 Registra todo lo que haces durante una semana para obtener una imagen precisa de tu uso del tiempo. Mira los informes al final de la semana y evalúa.3
  • Después de terminar un proyecto, compara el tiempo estimado para su realización con el que te ha llevado realmente.2
  • Piensa en cómo las tareas que estás haciendo te ayudarán o perjudicarán en el futuro.2
  • Cuando creas que dedicas demasiado tiempo a un proyecto, para y evalúa su importancia.2

Establece una rutina diaria

  • Se necesitan 30 días para crear un hábito. Los buenos hábitos te hacen la vida más fácil.6
  • Establece una rutina estructurada que funcione incluso, cuando tus emociones fluctúen.
  • Cuando estableces una rutina diaria, es menos probable que tomes decisiones improductivas, como convencerte a ti mismo de que no hagas lo que tenías planificado.6
  • Escribe tu lista de tareas pendientes a primera hora de la mañana o al final de cada día.
  • Sé específico al planificar tu jornada laboral. Esto ayudará a mantenerte centrado y a ser productivo.
  • Sé honesto contigo mismo al hacer tu horario. Programa sólo las tareas que realmente vas a realizar. Crear un horario que no puedas cumplir es exponerte a la frustración.6
  • Utiliza herramientas digitales como Google Calendar, Alexa, Siri, etc para recordarte tus tareas o actividades del día.

Programa tiempo para ti en tu calendario

  • Es crucial desconectar tu mente del trabajo, esto mejorará tu productividad futura.3
  • Las personas cansadas procrastinan más y se distraen fácilmente.3
  • Prueba hacer yoga, meditación o ejercicios de respiración.3
  • Haz ejercicio regularmente.
  • Utiliza recordatorios físicos. Por ejemplo, si quieres hacer más ejercicio, prepara la mochila del gimnasio el día anterior y ponla al frente de la puerta para que no se te olvide al salir a trabajar.
  • Crea una rutina regular de sueño.
Hombre de negocios meditando
Imagen de Freepik

Programa descansos entre tareas

  • ¿Sabías que nuestro cerebro cambia de forma natural entre períodos de alerta alta y baja cada 90 minutos? Después de trabajar a alta intensidad durante más de 90 minutos, recurrimos a las reservas energéticas de emergencia para continuar.3
  • Programar una pausa al menos cada 90 minutos puede ayudarte a mantener altas tu concentración y productividad a lo largo del día.3

Establece plazos de duración

  • Observa tu auditoría de tiempo e identifica las tareas que te han llevado un tiempo mayor del que esperabas. Fija un límite de tiempo para esas tareas.
  • Al establecer límites, mejorarás tu concentración y trabajarás con más eficacia.5
  • También, evitarás el retraso incontrolado de un proyecto una vez iniciado.3
  • Si sigues sobrepasando estos límites de tiempo, examina tu flujo de trabajo y determina si debes asignar más tiempo a esas tareas en el futuro.3

Identifica y elimina las tareas no esenciales

  • Eliminar las tareas que no aporten un valor claro a tu vida te ayudará a tener más tiempo para el trabajo significativo.5
  • Utiliza la Matriz de Eisenhower para identificar tus prioridades y dejar de lado las tareas menos críticas.3

Elimina las distracciones

  • Minimiza las distracciones → maximiza tu productividad.
  • Organiza tu entorno físico y social para lograr el éxito.6
  • Apaga las notificaciones de todos los dispositivos electrónicos.
  • Utiliza auriculares con cancelación activa del ruido.
  • Habla con tus familiares/compañeros de piso y diles cuándo no pueden molestarte.
  • Cierra la puerta de tu oficina.
  • Puedes utilizar un bloqueador de aplicaciones y sitios web como 1Focus para bloquear los contenidos que te distraen y te quitan tiempo (por ejemplo, las redes sociales).

Establece objetivos SMART

Tus objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un tiempo definido.3 5

Aprende a adaptarte a cambios imprevistos

  • Debes ser consciente de cómo empleas tu tiempo durante las tareas y ser flexible a la hora de gestionar interrupciones o cambiar las prioridades.2
  • Esta habilidad suele ponerse a prueba y desarrollarse durante situaciones de alta presión o crisis. El reto consiste en manejar esas situaciones sin alterarte, ponerte ansioso o distraerte.2
  • Piensa en los mejores y peores resultados posibles de tus proyectos. Al hacerlo, puedes crear planes para manejar situaciones inesperadas.2

Divide las tareas en pasos más pequeños

  • Las tareas complejas podrían abrumarte, provocando la procrastinación o la pérdida de concentración.3
  • Cuando te esfuerces por alcanzar un objetivo que parece demasiado complicado, establece una versión más fácil del mismo2, segmentando el proyecto en pequeños pasos a seguir.
  • Completar una tarea fácil hará que el proyecto resulte menos intimidante y será más probable que lo termines a tiempo.3

Agrupa tareas similares

  • Agrupa tareas similares para completarlas sucesivamente.
  • Diversos tipos de tareas exigen una atención diferente, dividirlas en grupos según sus semejanzas creará un mejor flujo de una tarea a la siguiente.5
Lista de tareas, dibujo en acuarela y lápiz
Imagen de Freepik

Céntrate en una sola tarea a la vez

Supón que asignas tiempo a una tarea específica pero, pasas ese tiempo alternando entre varias diferentes. En ese caso, es probable que el resultado difiera de lo que pretendías lograr.4 Con cada cambio, pagamos un costo cognitivo y un costo temporal: lleva tiempo volver mentalmente a la tarea, lo que nos hace menos eficientes.6

El “multitasking” reduce el flujo de trabajo, aumenta los niveles de estrés y dificulta la funcionalidad general. Incluso, afecta tu memoria a corto y largo plazo.4

Para gestionar eficazmente tu atención, debes controlar las distracciones tanto internas como externas y centrarte en una sola tarea. Este enfoque puede ayudarte a completar un trabajo de mayor calidad en menor tiempo.4

Utiliza la técnica Pomodoro:

  • Elige una tarea para hacer, pon un temporizador por 25 minutos, trabaja sólo en esa tarea hasta que se apague el temporizador, haz una pausa por 5 minutos, reanuda el trabajo y repite el proceso.

Aprende a decir no

  • Tu tiempo es precioso. No lo malgastes en tareas, personas o proyectos que no se alineen con tu misión y tus objetivos.3
  • Establece límites con tus compañeros de trabajo.7 Es fácil sentir que ser un buen miembro de un equipo significa hacer todo lo posible por ayudar, pero añadir demasiadas tareas a tu agenda es lo contrario de una productividad eficiente.5
  • Recuerda que no siempre tienes que estar disponible. No respondas automáticamente a todos los correos electrónicos o mensajes cuando lleguen.3

Toma decisiones conscientes

  • Cuando te enfrentes con una decisión o un impulso que te desvíe de tus planes establecidos, no reacciones inmediatamente. Haz una pausa, recuerda qué es lo más importante para ti y haz lo que te ayude a conseguirlo. Por ejemplo, si hacer ejercicio es tu máxima prioridad, no dejes que un miedo/pensamiento repentino te impida hacerlo.6
  • Siéntete cómodo saliendo de tu zona de confort.

Empieza

  • Empieza, aunque no te apetezca.
  • No esperes “el momento adecuado” para empezar a trabajar.
  • ¡Simplemente, hazlo!

Conclusión

Aplicando estas estrategias de gestión del tiempo, tomarás el control de tu agenda, serás más productivo y vivirás una vida plena.

Si quieres más consejos, consulta nuestro artículo Técnicas de gestión del tiempo, donde te explicamos los mejores métodos, entre ellos: el Análisis de Pareto, la Técnica Pomodoro, la Matriz de Eisenhower, el Bloqueo del Tiempo, Cómete esa rana y la Ley de Parkinson.

concepto de planificación mensual
Imagen de Freepik

Agradecimientos

Agradecemos a la profesora de Metodología e Investigación Valentina Blanco de Urbina y al profesor de Castellano y Literatura César Urbina por sus correcciones gramaticales y sugerencias en la versión en español de este artículo.

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