16 estrategias para dominar la gestión del tiempo

En este artículo, te presentaré 16 estrategias para dominar la gestión del tiempo, que te ayudarán a maximizar tu productividad y a desarrollar todo tu potencial.

¿Qué es la gestión del tiempo?

La gestión del tiempo es la práctica de utilizar el tiempo disponible de forma útil y eficaz, especialmente en tu trabajo.¹

Estrategias efectivas para mejorar tu gestión del tiempo

La gestión del tiempo consiste en organizar y proteger tu tiempo mientras te ajustas y adaptas a distintas situaciones.² El objetivo es aumentar tu productividad, eficacia y alcanzar tus metas.^{3 4}

A continuación, se presentan 16 estrategias prácticas que te ayudarán a mejorar tus habilidades de gestión del tiempo:

1. Aprovecha tu prime time biológico

• Tu “prime time biológico” es la hora del día en la que eres más productivo. Pregúntate: ¿Cuándo me resulta más fácil trabajar? ¿Cuándo suelo ser más productivo? ¿Por la mañana o por la noche?
• Saber cuál es tu momento más productivo del día puede ayudarte a planificar tu horario de trabajo de una forma más eficiente.^{3 5}
• Programa las tareas más importantes y complicadas primero, y en tus horas de mayor productividad.^{3 5}

2. Haz una auditoría de tu tiempo

• Sé consciente de que tu tiempo es un recurso limitado.²
• Averigua en qué empleas tu tiempo.⁴ Registra todo lo que haces durante una semana para obtener una imagen precisa de tu uso del tiempo. Mira los informes al final de la semana y evalúa.³
• Después de terminar un proyecto, compara el tiempo estimado para su realización con el que te ha llevado realmente.²
• Cuando creas que dedicas demasiado tiempo a un proyecto, detente y evalúa su importancia.²
• Analiza cuánto tiempo dedicas a aplicaciones y sitios web distractores y adictivos como las redes sociales, YouTube, los juegos en línea, Netflix, etc. Tu teléfono y tu ordenador suelen tener una opción de tiempo de pantalla donde puedes encontrar fácilmente esta información.

3. Establece una rutina diaria

• Se necesitan 30 días para crear un hábito. Los buenos hábitos te hacen la vida más fácil.⁶
• Establece una rutina estructurada que funcione incluso cuando tus emociones fluctúen.
• Cuando estableces una rutina diaria, es menos probable que tomes decisiones improductivas, como convencerte a ti mismo de que no hagas lo que tenías planificado.⁶
• Escribe tu lista de tareas pendientes a primera hora de la mañana o al final de cada día.
• Sé específico al planificar tu jornada laboral. Esto ayudará a mantenerte centrado y a ser productivo.
• Sé honesto contigo mismo al hacer tu horario. Programa sólo las tareas que realmente vas a realizar. Crear un horario que no puedas cumplir es exponerte a la frustración.⁶
• Utiliza herramientas digitales como Google Calendar, Alexa, Siri, etc. para recordarte tus tareas o actividades del día.

4. Programa tiempo para ti en tu calendario

• Es crucial desconectar tu mente del trabajo, esto mejorará tu productividad futura.³
• Las personas cansadas procrastinan más y se distraen fácilmente.³
• Prueba hacer yoga, meditación o ejercicios de respiración.³
• Haz ejercicio regularmente.
• Utiliza recordatorios físicos. Por ejemplo, si quieres hacer más ejercicio, prepara la mochila del gimnasio el día anterior y ponla frente a la puerta para que no se te olvide al salir a trabajar.
• Crea una rutina regular de sueño.

5. Programa descansos entre tareas

• ¿Sabías que nuestro cerebro cambia de forma natural entre períodos de alerta alta y baja cada 90 minutos? Después de trabajar a alta intensidad durante más de 90 minutos, recurrimos a las reservas energéticas de emergencia para continuar.³
• Programar una pausa al menos cada 90 minutos puede ayudarte a mantener altas tu concentración y productividad a lo largo del día.³
• Prueba la Técnica Pomodoro. Esta técnica consiste en trabajar durante un período definido, seguido de breves descansos. Por ejemplo, trabaja durante 25 minutos, haz una pausa de 5 minutos y repite.
• Hacer pausas breves durante el día puede ayudarte a prevenir la fatiga mental y a evitar el burnout.

6. Establece plazos de duración

• Observa tu auditoría de tiempo e identifica las tareas que te han llevado un tiempo mayor del que esperabas. Establece plazos de duración para esas tareas.
• Al establecer límites, mejorarás tu concentración y trabajarás con más eficacia.⁵ También, evitarás el retraso incontrolado de un proyecto una vez iniciado.³
• Si sigues sobrepasando estos límites de tiempo, examina tu flujo de trabajo y determina si debes asignar más tiempo a esas tareas en el futuro.³

7. Identifica y elimina las tareas no esenciales

• Eliminar las tareas que no aporten un valor claro a tu vida te ayudará a tener más tiempo para el trabajo significativo.⁵
• Utiliza la Matriz de Eisenhower para identificar tus prioridades y dejar de lado las tareas menos críticas.³

8. Elimina las distracciones

• Haz que te resulte más difícil desviarte del camino y más fácil ceñirte a tu plan organizando tu entorno para el éxito⁶.
• Apaga las notificaciones de todos los dispositivos electrónicos.
• Utiliza auriculares con cancelación de ruido.
• Habla con tus familiares o compañeros de piso y diles cuándo no pueden molestarte.
• Cierra la puerta de tu oficina.

Bloquea las distracciones digitales

• Utiliza un bloqueador de aplicaciones y sitios web como 1Focus para bloquear los contenidos que te distraen y te quitan tiempo (por ejemplo, bloquea las redes sociales y YouTube).
• Bloquea sitios web y aplicaciones durante las horas de trabajo.
• Bloquea todos los sitios web excepto los específicos que necesites para trabajar o estudiar, para garantizar la monotarea.
• Bloquea el Internet bloqueando la App Store y bloquea los navegadores web instalados.
• Bloquea las distracciones digitales durante las horas de dormir.

9. Establece objetivos SMART

Tus objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un tiempo definido.^{3 5}

10. Aprende a adaptarte a cambios imprevistos

• Debes ser consciente de cómo empleas tu tiempo durante las tareas y ser flexible a la hora de gestionar interrupciones o cambiar las prioridades.²
• Esta habilidad suele ponerse a prueba y desarrollarse durante situaciones de alta presión o crisis. El reto consiste en manejar esas situaciones sin alterarte, ponerte ansioso o distraerte.²
• Piensa en los mejores y peores resultados posibles de tus proyectos. Al hacerlo, puedes crear planes para manejar situaciones inesperadas.²

11. Divide las tareas en pasos más pequeños

• Las tareas complejas podrían abrumarte, provocando la procrastinación o la pérdida de concentración.³
• Cuando te esfuerces por alcanzar un objetivo que parece demasiado complicado, establece una versión más fácil del mismo², segmentando el proyecto en pequeños pasos a seguir.
• Completar una tarea fácil hará que el proyecto resulte menos intimidante y será más probable que lo termines a tiempo.³

12. Agrupa tareas similares

• Agrupa tareas similares para completarlas sucesivamente.
• Diversos tipos de tareas exigen una atención diferente, y dividirlas en grupos según sus semejanzas creará un mejor flujo de una tarea a la siguiente.⁵

13. Céntrate en una sola tarea a la vez

Supón que asignas tiempo a una tarea específica pero, pasas ese tiempo alternando entre varias diferentes. En ese caso, es probable que el resultado difiera de lo que pretendías lograr.⁴ Con cada cambio, pagamos un costo cognitivo y un costo temporal: lleva tiempo volver mentalmente a la tarea, lo que nos hace menos eficientes.⁶

El “multitasking” reduce el flujo de trabajo, aumenta los niveles de estrés y dificulta la funcionalidad general. Incluso, afecta tu memoria a corto y largo plazo.⁴

Para gestionar eficazmente tu atención, debes controlar las distracciones tanto internas como externas y centrarte en una sola tarea. Este enfoque puede ayudarte a completar un trabajo de mayor calidad en menor tiempo.⁴

14. Aprende a decir no

• Tu tiempo es precioso. No lo malgastes en tareas, personas o proyectos que no se alineen con tu misión y tus objetivos.³
• Establece límites con tus compañeros de trabajo.⁷ Es fácil sentir que ser un buen miembro de un equipo significa hacer todo lo posible por ayudar, pero añadir demasiadas tareas a tu agenda es lo contrario de una productividad eficiente.⁵
• Recuerda que no siempre tienes que estar disponible. No respondas automáticamente a todos los correos electrónicos o mensajes cuando lleguen.³

15. Toma decisiones conscientes

• Cuando te enfrentes a una decisión o un impulso que te desvíe de tus planes establecidos, no reacciones inmediatamente. Haz una pausa, recuerda qué es lo más importante para ti y haz lo que te ayude a conseguirlo. Por ejemplo, si hacer ejercicio es tu máxima prioridad, no dejes que un miedo/pensamiento repentino te impida hacerlo.⁶
• Siéntete cómodo saliendo de tu zona de confort.

16. Empieza, aunque no te apetezca

• No esperes “el momento adecuado” para empezar a trabajar. ¡Simplemente, hazlo!

Conclusión

Aplicando estas estrategias de gestión del tiempo, tomarás el control de tu agenda, serás más productivo y vivirás una vida plena.

Lectura complementaria

Si quieres más consejos, consulta nuestro artículo Técnicas de gestión del tiempo, donde te explicamos los mejores métodos, entre ellos: el Análisis de Pareto, la Técnica Pomodoro, la Matriz de Eisenhower, el Bloqueo del Tiempo, Cómete esa rana y la Ley de Parkinson.

Agradecimientos

Agradecemos a la profesora de Metodología e Investigación Valentina Blanco de Urbina y al profesor de Castellano y Literatura César Urbina por sus correcciones gramaticales y sugerencias en la versión en español de este artículo.