16 Zeitmanagement-Hacks für maximale Produktivität

Zeitmanagement kann eine Herausforderung sein. Oft hat man das Gefühl, dass der Tag nicht genug Stunden hat, um alle Aufgaben zu erledigen, die man sich vorgenommen hat. Mit dem richtigen Ansatz wird Zeit jedoch zu einem wertvollen Gut.

In diesem Beitrag stelle ich dir 16 wichtige Strategien vor, mit denen du deine Zeit effizienter verwalten kannst, um deine Produktivität zu maximieren und dein volles Potenzial auszuschöpfen.

Was ist Zeitmanagement?

Zeitmanagement ist die Praxis der sinnvollen und effizienten Nutzung der zur Verfügung stehenden Zeit, insbesondere bei der Arbeit.¹

Wie kann ich meine Zeit besser managen?

Hier sind 16 praktische Strategien, mit denen du dein Zeitmanagement verbessern kannst:

1. Nutze deine biologische Hochleistungszeit

• Die meisten Menschen sind zu bestimmten Tageszeiten am produktivsten. Wie ist das bei dir? Bist du nachts oder morgens am produktivsten?
• Wenn du weißt, wann du am produktivsten bist, kannst du deinen Tag besser planen.^{2 3}
• Plane die wichtigsten und kompliziertesten Aufgaben zuerst und zu den Zeiten, zu denen du am produktivsten bist.^{2 3}

2. Überprüfe deine Zeitnutzung

• Sei dir bewusst, dass deine Zeit eine begrenzte Ressource ist.⁴
• Finde heraus, wo du deine Zeit verbringst.⁵ Erfasse eine Woche lang alles, was du tust, um ein genaues Bild von deinem Zeitverbrauch zu bekommen. Sieh dir die Berichte am Ende der Woche an und bewerte sie.²
• Nachdem du ein Projekt abgeschlossen hast, bewerte, wie lange du dachtest, dass es dauern würde, und wie lange es tatsächlich gedauert hat.⁴
• Überlege, wie die Aufgaben, die du jetzt erledigst, dir in Zukunft helfen oder dich behindern werden.⁴
• Wenn du das Gefühl hast, dass du zu viel Zeit für ein Projekt aufbringst, tritt einen Schritt zurück und überprüfe die Wichtigkeit der Aufgabe.⁴
• Verfolge, wie viel Zeit du mit zeitraubenden Apps und Websites wie sozialen Medien, YouTube, Online-Spielen und Netflix verbringst. Dein Handy und dein Computer haben in der Regel eine Option für die Bildschirmzeit, wo du diese Informationen leicht finden kannst.

3. Etabliere eine tägliche Routine

• Es dauert 30 Tage, um eine Gewohnheit zu entwickeln, aber gute Gewohnheiten machen dein Leben einfacher.⁶
• Schaffe dir eine beständige Routine, die auch dann funktioniert, wenn deine Gefühle schwanken.
• Wenn du dir eine tägliche Routine angewöhnst, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass du unproduktive Entscheidungen triffst, z. B. dir auszureden, etwas nicht zu tun, was du eigentlich vorhattest.⁶
• Schreibe deine To-Do-Liste gleich morgens oder am Ende des Tages auf.
• Sei bei der Planung deines Arbeitstages genau. Das hilft dir, konzentriert und produktiv zu bleiben.⁵
• Sei ehrlich zu dir selbst, wenn du deinen Zeitplan erstellst. Plane nur Aufgaben ein, die du auch erledigen wirst. Wenn du einen Zeitplan erstellst, den du nicht einhalten kannst, wirst du schnell frustriert sein.⁶
• Nutze digitale Tools wie Google Calendar, Alexa, Siri usw., um dich an deine täglichen Aufgaben oder Aktivitäten zu erinnern.

4. Plane Zeit für Entspannung ein

• Für deine Gesundheit und zukünftige Produktivität ist es wichtig, dein Arbeitsgehirn abzuschalten. Müde Menschen neigen dazu, mehr aufzuschieben und sich leichter ablenken zu lassen.²
• Vergiss bei der Planung deines Arbeitstages nicht, Pausen zwischen den Aufgaben sowie “freie Zeit” für entspannende Aktivitäten in deinen Kalender einzuplanen.
• Du wirst überrascht sein, wie positiv sich ruhige Zeiten auf deine kreativen Prozesse auswirken.²
• Probiere Yoga, Meditation oder Atemübungen aus, um dich zu entspannen und deinen Geist zu beruhigen.²
• Nimm dir Zeit für angenehme und befriedigende Aktivitäten wie Sport und Unterhaltung.
• Achte auf einen guten Schlaf.

5. Plane Pausen zwischen konzentrierter Arbeit ein

• Wusstest du, dass unser Gehirn von Natur aus alle 90 Minuten zwischen Phasen hoher und niedriger Aufmerksamkeit wechselt? Wenn wir mehr als 90 Minuten lang mit hoher Intensität arbeiten, greifen wir auf Notreserven zurück, um uns auf Trab zu halten.²
• Wenn du mindestens alle 90 Minuten eine Pause einplanst, kannst du dich besser konzentrieren und deine Produktivität den ganzen Tag über hoch halten.²
• Probiere die Pomodoro-Technik aus. Bei dieser Technik arbeitest du eine bestimmte Zeit lang, gefolgt von kurzen Pausen. Arbeite z.B. 25 Minuten, mache eine 5-minütige Pause und wiederhole das Ganze.
• Kurze Pausen zwischen konzentrierter Arbeit können dir helfen, geistige Ermüdung zu verhindern und Burnout zu vermeiden.

6. Setze Fristen

• Analysiere deine Zeitnutzung und identifiziere die Aufgaben, für die du mehr Zeit als erwartet benötigt hast. Setze dir für diese Aufgaben ein festes Zeitlimit.
• Wenn du dir Grenzen setzt, kannst du dich besser konzentrieren und effizienter arbeiten.³ Außerdem vermeidest du, dass sich der Umfang eines Projekts unkontrolliert ausweitet, nachdem es begonnen hat. Zu einer Ausweitung des Projekts kommt es, wenn die Aufgaben nicht genau definiert oder kontrolliert werden.²
• Wenn du diese Zeitlimits immer noch überschreitest, überprüfe deinen Arbeitsablauf und entscheide, ob du diesen Aufgaben in Zukunft mehr Zeit zuweisen solltest.²

7. Identifiziere und eliminiere unwichtige Aufgaben

• Wenn du Aufgaben eliminierst, die keinen klaren Nutzen bringen, hast du mehr Zeit für sinnvolle Arbeit.³
• Verwende die Eisenhower-Matrix, um deine Prioritäten zu ermitteln und weniger wichtige Aufgaben beiseite zu legen.²

8. Eliminiere Ablenkungen

• Sorge dafür, dass du nicht vom Weg abkommst und dich an deinen Plan hältst, indem du dein Umfeld so organisierst, dass du erfolgreich bist.⁶
• Schalte Benachrichtigungen auf allen elektronischen Geräten aus.
• Benutze Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung.
• Sprich mit Familienmitgliedern oder Mitbewohnern und sage ihnen, wann du nicht gestört werden darfst.
• Schließe deine Bürotür.

Blockiere digitale Ablenkungen

• Verwende einen App- und Website-Blocker wie 1Focus, um ablenkende und zeitraubende Inhalte (z. B. soziale Medien) zu blockieren.
• Blockiere Websites und Apps während der Arbeitszeiten.
• Blockiere alle Websites, außer denen, die du für deine Arbeit oder dein Studium brauchst, um Monotasking zu gewährleisten.
• Blockiere das Internet, indem du den App Store und installierte Webbrowser sperrst.
• Blockiere digitale Ablenkungen während der Schlafenszeit.

9. Konzentriere dich auf eine Aufgabe

Stell dir vor, du nimmst dir Zeit für eine Aufgabe, wechselst aber immer wieder zwischen verschiedenen Tätigkeiten hin und her. In diesem Fall wird das Ergebnis wahrscheinlich nicht so ausfallen, wie du es beabsichtigt hast.⁵ Bei jedem Wechsel zahlen wir einen kognitiven und zeitlichen Preis: Es dauert, bis wir uns wieder auf die ursprüngliche Aufgabe konzentrieren können, und das macht uns weniger effizient.⁶

Multitasking verringert die Effizienz, erhöht das Stressniveau und beeinträchtigt die allgemeine Funktionalität. Es wirkt sich sogar auf dein Langzeit- und Kurzzeitgedächtnis aus.⁵ Um deine Aufmerksamkeit effektiv zu steuern, musst du innere und äußere Ablenkungen kontrollieren und dich auf Einzelaufgaben konzentrieren.⁵ So kannst du in kürzerer Zeit qualitativ hochwertigere Arbeit erledigen.

10. Setze dir SMART-Ziele

• Deine Ziele sollten spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden sein.^{2 3}

11. Lerne, dich an unvorhersehbare Veränderungen anzupassen

• Sei dir bewusst, wie du deine Zeit während der Aufgaben verbringst, und gehe flexibel mit Unterbrechungen oder wechselnden Prioritäten um.⁴
• Diese Fähigkeit wird normalerweise in Situationen mit hohem Druck und in Krisen getestet und entwickelt. Die Herausforderung besteht darin, mit solchen Situationen umzugehen, ohne sich aufzuregen, ängstlich zu werden oder sich ablenken zu lassen.⁴
• Überlege dir, was bei deinen Projekten im besten und im schlechtesten Fall passieren könnte. So kannst du Pläne für den Umgang mit unerwarteten Situationen erstellen.⁴

12. Unterteile Aufgaben in kleinere Schritte

• Große oder komplexe Aufgaben können dich überwältigen und zu Prokrastination oder Konzentrationsverlust führen.²
• Wenn du mit einem Ziel kämpfst, das dir zu anspruchsvoll erscheint, setze dir eine weniger schwierige Version davon, indem du das Projekt in kleine, überschaubare Schritte zerlegst.⁴
• Wenn du eine kleine Aufgabe erledigst, wirkt das gesamte Projekt weniger einschüchternd und es ist wahrscheinlicher, dass du es pünktlich fertigstellst.²

13. Stelle ähnliche Aufgaben zusammen

• Fasse ähnliche Aufgaben zusammen und erledige sie nacheinander.
• Da verschiedene Aufgabentypen unterschiedliche Aufmerksamkeit erfordern, sorgt die Gruppierung in zusammenhängende Gruppen für einen reibungsloseren Übergang von einer Aufgabe zur nächsten.³

14. Lerne, nein zu sagen

• Deine Zeit ist kostbar. Verschwende sie nicht mit Aufgaben, Menschen und Projekten, die nicht mit deinem Auftrag und deinen Zielen übereinstimmen.²
• Setze deinen Kollegen und Kolleginnen gegenüber klare Grenzen.⁷ Es ist leicht, ein gutes Teammitglied zu sein, indem du hilfsbereit bist, aber zu viele Aufgaben in deinen Terminkalender aufzunehmen, ist das Gegenteil von effizienter Produktivität.³
• Denke daran, dass du nicht immer erreichbar sein musst. Beantworte nicht automatisch jede E-Mail oder Nachricht, sobald sie eintrifft.²

15. Triff achtsame Entscheidungen

• Wenn du vor einer Entscheidung stehst oder einen Impuls hast, der von deinem Zeitplan abweicht, reagiere nicht einfach. Halte inne, nimm dir einen Moment Zeit zum Nachdenken, erinnere dich daran, was dir am wichtigsten ist, und tue das, was dir dabei hilft, es zu erreichen.⁶ Wenn zum Beispiel Sport deine oberste Priorität ist, lass dich nicht von einer plötzlichen, nicht damit zusammenhängenden Angst oder einem Gedanken davon abhalten, ihn auszuüben.⁶
• Lass nicht zu, dass deine Ängste oder unnötige Rechtfertigungen dich daran hindern, deine Ziele zu erreichen. Zum Beispiel: „Wenn ich laufe, könnte ich mir die Knie verletzen"; „Ich nutze meine Freizeit, um zu arbeiten, anstatt ins Fitnessstudio zu gehen"; „Es regnet; ich könnte krank werden, wenn ich jetzt rausgehe", usw.

16. Fang einfach an

• Fange an, auch wenn du keine Lust hast.
• Warte nicht auf den richtigen Moment, um loszulegen. Mache es einfach!

Fazit

Wenn du diese Zeitmanagement-Strategien anwendest, wirst du die Kontrolle über deinen Zeitplan übernehmen, produktiver sein und ein erfülltes Leben führen.

Weitere Lektüre

Weitere Tipps findest du in unserem Artikel Zeitmanagement-Techniken, in dem wir Top-Techniken wie die Pareto-Analyse, die Pomodoro-Technik, die Eisenhower-Matrix, Time Blocking, Eat That Frog und das Parkinsonsche Gesetz vorstellen.